Zertifizierungsprozess

Schritte des Zertifizierungsprozesses

Unabhängig von der Art Ihres Systems, und der Art des Zertifikates, setzt sich der eigentliche Zertifizierungsprozess aus den folgenden wesentlichen Schritten zusammen:

Im Rahmen eines Informationsgesprächs durch die WINTER MANAGEMENT CONSULTING GmbH werden unternehmensspezifische Aspekte, die für das Erstellen eines Angebots zur Zertifizierung erforderlich sind, erhoben. Der Kunde erhält eine genaue Erklärung zum Ablauf und zum Aufwand des bevorstehenden Zertifizierungsaudits.

Nach dem Erhalten des Angebots durch die WINTER MANAGEMENT CONSULTING GmbH kommt es zum Vertragsabschluss (Beauftragung) über die Zertifizierung mit unserem Partner BUREAU VERITAS.

Im Rahmen eines Voraudits (optional) erhält der Kunde die Möglichkeit durch eine GAP-Analyse gefundene Lücken zwischen den aktuellen Gegebenheiten im Unternehmen und den Forderungen des Standards zu schließen.

Beim eigentlichen Zertifizierungsaudit (Stufe 1) kommt es zunächst zu einer umfassenden Dokumentenprüfung vor Ort durch den Lead-Auditor, wobei der Erfüllungsgrad der Forderungen des jeweiligen Standards erhoben wird. Bei der Beurteilung des Standortes und der standortspezifischen Bedingungen, wird die Bereitschaft für das Zertifizierungsaudit (Stufe 2) ermittelt. Nach der Dokumentation der Auditergebnisse wird der Auditplan für das Zertifizierungsaudit (Stufe 2) mit dem Kunden abgestimmt. Dies ermöglicht es den Kunden eventuelle Korrekturen noch vor dem Zertifizierungsaudit (Stufe 2) durchzuführen.

Im Rahmen des Zertifizierungsaudit (Stufe 2) vor Ort erfolgt zunächst die Feststellung der Konformität des Management-Systems und aller normativer Dokumente mit allen Forderungen des jeweiligen Standards. Nach vollständiger Durchführung des Audits werden die Ergebnisse in einem Auditbericht dokumentiert. Der Kunde erhält in einem Abschlussgespräch mit dem Lead-Auditor einen genauen Überblick über den Auditverlauf, eine detaillierte Darstellung der Ergebnisse und Empfehlungen hinsichtlich möglicher Verbesserungspotenziale im Unternehmen.

Im Falle von Abweichungen, werden je nach Größe und Bedeutung,vor Erteilung des Zertifikates, Korrekturmaßnahmen festgelegt, eingeleitet und diese nochmals im Rahmen eines Nachaudit bzw. einer Dokumentenvorlage dahingehend überprüft. Sollten keine Abweichungen festgestellt werden, erfüllt der Kunde die Voraussetzungen für eine Zertifizierung und es steht einer Zertifikatsausstellung nichts im Wege.

Während der gesamten Gültigkeitsdauer der Zertifizierung sind zur Aufrechterhaltung des Zertifikates im Abstand von 12 Monaten zwei Periodische Audits durchzuführen, um mittels kontinuierlicher Überprüfung die Wirksamkeit und die Verbesserung des Management-Systems zu gewährleisten.

Nach 3 Jahren wird ein Re-Zertifizierungsaudit fällig wobei erhoben wird, ob der Kunde das Zertifikat wieder für den Zeitraum von 3 Jahren verliehen bekommt. Hier entfällt das Zertifizierungsaudit (Stufe 1), der Kunde steigt direkt in den Prozess beim Zertifizierungsaudit (Stufe 2) ein.

Im Rahmen jedes einzelnen Schrittes im Zertifizierungsprozess, wird ein überschaubarer, vollständiger Bericht durch den Lead-Auditor erstellt, der dem Kunden wichtige Erkenntnisse und Empfehlungen für Verbesserung der jeweiligen Management-Prozesse liefert.


 

Integrierte Zertifizierungsaudits

Neben der Zertifizierung der bekannten Management-Systeme und Produktstandards gibt es eine Vielzahl weiterer Zertifizierungen. Aufgrund der Tatsache, dass die meisten Standards mit ISO 9001:2008 kompatibel sind, bietet sich die Möglichkeit integrierte Zertifizierungen durchzuführen, wodurch der administrative und finanzielle Aufwand reduziert, effiziente Audits und eine Optimierung der Prozesse erreicht wird.

Dazu gehören unter anderem die folgenden Standards:

  • ISO 9001
  • ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000
  • ISO/TS 16949
  • AS/EN 9100ff.
  • SQAS, TAPA
  • ISO 22000, BRC, IFS
  • ISO 20000
  • SCC / SCP
  • IRIS
  • VDA 6.1 / VDA 6.2 / VDA 6.3 / VDA 6.4
  • KBA

 

Multi-Site Zertifizierungsaudits

Multi-Site Zertifizierungsaudits können bei Kooperationen oder Unternehmen mit
mehreren Standorten bzw. bei Unternehmen mit Niederlassungen, die einem gemeinsamem QM-System unterliegen, das von einer Zentrale festgelegt und überwacht wird, angewandt werden. Ein Vertragsverhältnis besteht bei einer Multi-Site-Zertifizierung nur zwischen Zertifizierungsgesellschaft und der Zentrale der Organisation, unabhängig vom gesellschaftsrechtlichen Status. Die Kriterien für eine Multi-Site-Zertifizierung sind gesondert festgelegt. Der Aufwand wird individuell festgelegt und unterliegt den Bestimmungen der Akkreditierungsstelle.

 

Definition

Eine „Multi-Site Organization“ hat eine zentrale Funktionen („Central Functions“) und ein Netzwerk bestehend aus mehreren Stellen („Sites“). Multi-Site Organizations müssen keine eigene Rechtspersönlichkeit sein, dennoch muss aber eine gesetzliche oder vertragliche Verbindung („Legal or contractual link“) in Bezug auf ein gemeinsames QM-System zwischen der Zentrale Funktion und den Stellen besteht.


 

Stellen können beispielsweise sein:

  • Franchise-Organisationen
  • Filialen
  • Verkaufsnetzwerk
  • Personalbereitsteller

 

Vorteile einer Multi-Site Zertifizierung

  • Wissenstransfer durch besseres Kennenlernen der Stellen untereinander.
  • Gemeinsame Weiterentwicklung der Qualität und der Prozesse.
  • Arbeitsteilung bei Aufbau, Implementierung, Zertifizierung und Weiterentwicklung.
  • Kostenreduktion gegenüber der Einzelzertifizierung.
  • Reduktion des zeitlichen Aufwands.
  • Verbesserung der Zusammenarbeit im Netzwerk durch gleiche Sprache, und vermehrte Transparenz über Prozesse, Leistungen und Ressourcen.
  • Je nach Gruppengröße wird das eigene Unternehmen nur alle 3 – 5 Jahre auditiert (Stichprobenverfahren).

Fällt ein Gruppenteilnehmer bei der Zertifizierung durch, ist die ganze Gruppe nicht mehr zertifiziert.

Für nähere Informationen zu unseren Leistungen in diesem Bereich kontaktieren Sie bitte den Ansprechpartner der WINTER MANAGEMENT CONSULTING GmbH per E-Mail office@winter-m-consulting.at oder telefonisch unter folgender Nummer: +43 (3858) 3848-11.